O que é transformação digital?

Você sabe o que é transformação digital? Trata-se de estratégias para tornar os processos dentro de uma empresa – e qualquer tipo de empresa, diga-se de passagem – mais rápidos e eficientes. Além disso, também torna-se possível simplificar dezenas de ações com automações ou programas específicos para cada necessidade.

Como uma maior aderência pelo trabalho remoto por algumas empresas, além da migração total de muitos negócios para esse formato digital, a transformação digital foi acelerada. Mas, como esse processo impacta um negócio? É possível pensar a transformação digital de forma estratégica e eficaz? E como eu devo proceder para entender qual é a melhor opção para o meu tipo de negócio?

Neste artigo vamos explicar o que é transformação digital e abordar os seguintes pontos:

  • O que é transformação digital?
  • Quais são os impactos da transformação digital hoje em dia?
  • Qual é o futuro da transformação digital?
  • Qual é o progresso tecnológico que surgiu com a transformação digital?
  • Quais são os 10 mitos sobre a transformação digital que você precisa esquecer?
  • Quais são os novos modelos da transformação digital depois da pandemia?
  • Como devo estruturar a transformação digital no meu negócio?
  • Como os escritórios de advocacia podem aderir à transformação digital?
  • Quais são as tendências futuras da transformação digital?

Vamos nessa?

O que é transformação digital?

Para começar a falar de transformação digital, é importante apresentar um contexto histórico. Isso ajuda a entender o que está acontecendo com os negócios hoje em dia, principalmente quando pensamos em empresas que surgiram antes da internet.

Esse grupo de negócios, muitas vezes mais tradicionais ou burocráticos, enfrentam um importante desafio: como alterar as regras que, até então, direcionaram o progresso dos negócios?

A transformação digital surge justamente com a proposta de modificar processos, tornando-os mais ágeis e eficientes. Se pudéssemos escolher 3 pontos para explicar o que é transformação digital, seriam:

  • processos organizacionais mais eficientes;
  • implementação de tecnologia;
  • pessoas que pensam digitalmente.

Um breve histórico da transformação digital

Antes de darmos continuidade, vamos voltar um tempinho atrás. Vale reforçar só um ponto: o termo “transformação digital” não é uma tendência de hoje. Ele tem sido estudado e debatido há anos.

Um bom exemplo do surgimento da transformação digital é a migração de campanhas publicitárias para o ambiente on-line. Foi lá em 1993 que apareceram as primeiras publicidades em sites da internet, com banners bem rudimentares. Isso fez com que muitas estratégias de marketing mudassem também ao longo dos anos.

O cinema também é um ótimo exemplo. Em 1999, filmes como Matrix e A Bruxa de Blair utilizaram a internet para criar um maior buzz em torno dos filmes. Aliás, A Bruxa de Blair ainda hoje é um excelente case quando pensamos em transformação digital. Vale a pena ler esse texto e essa análise para entender mais sobre o assunto.

Surgem as redes sociais

A transformação digital foi ainda mais acelerada com o surgimento das redes sociais nos anos 2000. Plataformas como Orkut, YouTube e Facebook exigiram que as empresas mudassem três pontos:

  • o seu posicionamento e inserção no mundo digital;
  • a forma como se relacionavam com seus consumidores;
  • e a presença de estratégias de marketing digital, envolvendo tanto a publicidade como as vendas.

Essa mudança aconteceu porque os clientes habituaram-se a esperar que as empresas estivessem disponíveis instantaneamente e em múltiplos canais. Tornou-se extremamente comum a comunicação digital em tempo real e individualizada.

E juntamente com essa evolução, também surgiram diversas maneiras de pagar pelas compras, como o Paypal, PagSeguro, MercadoPago, Venmo e Zell. Cada vez mais o comércio on-line e as transações instantâneas tomaram conta do varejo, do setor bancário e de serviços.

Além disso, as empresas também usam uma grande quantidade de dados pessoais capturados a partir das mídias sociais e dispositivos móveis para entregar uma experiência ainda melhor para os clientes.

Explicando o que é transformação digital

Todas essas mudanças geram a transformação digital. Se fossemos explicar ela em poucas palavras, poderíamos dizer que se trata de um processo onde empresas de todos os tamanhos utilizam a tecnologia para:

  • melhorar o desempenho;
  • aumentar o alcance;
  • e garantir resultados melhores.

É importante ter uma coisa bem clara em mente: trata-se de uma mudança estrutural, o que abre espaço para um uso constante de diversos tipos de tecnologia, como softwares, plataformas ou automações.

Diante desse cenário, muitas pessoas ainda fazem essa pergunta: praticamente todas as empresas estão investindo nisso, certo? E a resposta é: não! Muitos negócios acreditam que a transformação digital é estar presente na internet com um site ou uma página no Instagram. Isso é importante, mas não são elas que vão fazer com que uma empresa realize a sua transformação digital.

Essa é uma mudança radical na estrutura das organizações, que começam a entender que os recursos tecnológicos passam a ter um papel estratégico central. Sendo assim, elas não servem apenas como uma presença superficial. Só que todo esse processo leva tempo e consome recursos.

No entanto, isso não quer dizer que só as grandes empresas conseguem implantar programas de transformação digital. Esse processo não se resume a quem tem mais ou menos dinheiro. O importante, nesse momento, é entender o processo como um todo e como ele leva a essa mudança. A partir daí, a organização deve trabalhar de forma colaborativa para atingir o objetivo definido com a transformação digital e aproveitar os impactos que ela traz para o seu dia a dia.

Quais são os impactos da transformação digital hoje em dia?

Vamos lá: pense em como o uso da tecnologia transformou a nossa vida diariamente. Tudo ficou muito mais rápido. O volume de informações a que temos acesso é infinitamente maior e chega numa velocidade muito mais ágil – quase que imediata. E isso se torna cada vez mais acelerado, apresentando um senso maior de urgência a cada dia que passa.

Esse excesso de informação torna as pessoas mais distraídas e exigentes. E essa é uma primeira mudança: existe uma clara alteração de comportamento do consumidor.

A transformação digital tornou a nossa vida bem mais simples. Produtos e serviços se tornaram automatizados e oferecem uma comodidade que não imaginávamos ser possível poucos anos atrás.

Mas a transformação digital e a evolução da tecnologia gera novos desafios e transtornos. Muitas vezes, eles estão ligados com 2 pontos principais:

  • o não preparo das empresas para o uso das tecnologias;
  • o aumento das reclamações de clientes pelo fato das empresas simplesmente migrarem para o digital sem se preocupar com a experiência do usuário ao longo do processo de compra ou uso de um serviço.

Isso mostra que, com a evolução da tecnologia, surgiram novas soluções e novos problemas que precisam de atenção. Isso obriga as empresas a se adaptarem para suprir as demandas que surgem por parte da sociedade.

E é justamente aí que entra a transformação digital. Através de uma estratégia bem definida, é possível otimizar vários processos e simplificar processos de empresas ou a vida das pessoas. As possibilidades são ilimitadas. 

Qual é o futuro da transformação digital?

A geração Z é composta por pessoas que nasceram a partir de 1994 e são consideradas nativos digitais. De acordo com a Fast Company, até 2020 a geração Z representará 40% de todos os consumidores.

Essa geração cresceu cercada pelos dispositivos digitais. Portanto, elas serão as pessoas que mais cobrarão essas mudanças. E esse futuro não está distante.

Por serem multitarefas e poderem processar informações mais rapidamente do que qualquer geração anterior, os membros dessa geração estão aniquilando práticas de marketing que se tornaram obsoletas.

Eles são capazes de consumir conteúdos digitais em multi telas, usando uma ampla gama de dispositivos de forma simultânea. Além disso, eles já têm poder de compra e esperam que as empresas sejam digitais.

Qual é o progresso tecnológico que surgiu com a transformação digital?

A transformação digital é uma das fases do progresso tecnológico. São três fases principais, sendo a transformação digital a última.

Veja o que consiste em cada uma dessas etapas e como elas culminam nesse movimento que estamos presenciando atualmente:

Digitização

Digitização é o processo de transição de informação analógica para uma forma digital. Como assim?

Se trata da representação de sinais, sons, imagens e objetos no meio digital por meio de valores binários (cada valor é representado por 0 ou 1).

Em outras palavras, os dados são transformados em bits e armazenados em dispositivos eletrônicos.

Indústrias inteiras se beneficiaram muito desse processo, pois tornou-se bem mais fácil guardar e proteger informações importantes ou confidenciais.

Digitalização

A digitalização já é bem mais abrangente. São as mudanças reais realizadas nas organizações por meio da tecnologia.

Isso inclui alguns conceitos bem avançados, como Big Data, internet das coisas, blockchain e criptomoedas, por exemplo.

Um erro comum é acreditar que a digitalização significa usar mais TI, mas os exemplos citados mostram que vai muito além disso, já que envolve uma visão mais holística da tecnologia a fim de causar mudanças.

Transformação digital

Agora chegamos, por fim, à transformação digital, que é descrita no progresso tecnológico como “o efeito total e geral da digitalização na sociedade”. O que isso quer dizer?

Com a digitalização em seu estado completo, novas oportunidades de mudança e evolução surgem para organizações de todo tipo.

É possível — e por vezes necessário — mudar estruturas socioeconômicas, padrões organizacionais, barreiras culturais e até leis.

Dessa forma, podemos dizer que a digitização é a conversão, a digitalização é o processo e a transformação digital o efeito.

Quais são os mitos sobre a transformação digital que você precisa esquecer?

Muitas empresas ainda não conseguem iniciar um programa de transformação porque se prendem a mitos sobre o assunto.Confira os mitos que você precisa apagar da sua mente agora mesmo e qual a forma correta de pensar sobre cada um deles:

1. Transformação digital é sobre tecnologia

Transformação digital consiste em reorganizar a empresa para que ela seja mais ágil, tome decisões mais rápidas baseadas em análise de dados, integre as informações dos seus processos, conquiste a excelência operativa e foque no cliente usando tecnologias digitais. 

A tecnologia não é o elemento-chave da transformação digital. Ela é um facilitador. Cultura e a estrutura de pessoas são os diferenciais para estabelecer com sucesso essa transformação.

2. Esse assunto é só para empresas de tecnologia

É muito fácil se esconder atrás do pensamento de que a transformação digital só deve acontecer para empresas que já nasceram em um contexto digital, como e-commerces, SaaS e outros negócios “nativos digitais”.

Qualquer empresa, não importa o segmento, pode se beneficiar por desenvolver uma cultura que privilegia o digital.

Não é à toa que existem tantas ferramentas disponíveis para praticamente qualquer tipo de iniciativa digital que se consiga imaginar.

3. Tudo se resume a experiência do cliente

Outro mito é de que a transformação digital está resumida em criar a melhor experiência do cliente possível. É verdade que isso realmente importa, mas não basta.

Novamente, vale a pena destacar: a transformação digital é um processo que precisa estar espalhado por toda a empresa, então naturalmente não se resume à experiência do cliente.

4. A transformação vem de iniciativas pequenas

A transformação precisa vir do topo. 

Uma mudança tão grande precisa não só de liberdade, mas da iniciativa dos líderes em desenvolver programas claros de mudança e implementá-los nas empresas.

Assim, a empresa poderá mudar de forma organizada e eficiente e os colaboradores entenderão o que se espera deles nessa transição.

5. É preciso um setor de TI dentro da empresa

Para fazer a transformação digital em uma empresa, não é necessário ter um time ou uma pessoa interna de tecnologia. Existem muitos softwares disponíveis no mercado que contam com o time de suporte para ajudar a implementação dele na sua empresa. 

6. É possível esperar para ver, dependendo da indústria

A demanda por inovação é real e urgente em todo o mercado e quem decidir esperar para ver o que acontece provavelmente não vai gostar do cenário que encontrar.

Pense, por exemplo, no agronegócio. Antigamente não se usava tecnologia nos processos. Mas hoje é um dos setores que fazem melhor uso da tecnologia para prever possíveis dificuldades, otimizar processos e  obter melhores resultados.

Isso mostra que não importa o segmento, arriscado mesmo é adiar essa mudança.

7. Meu negócio é tradicional, não precisa

Alguns pensam que transformar-se digitalmente significa eliminar o antigo e recomeçar tudo de novo com a tecnologia. Na verdade, trata-se de uma transição que tira o melhor da empresa e o leva para um ambiente digital.

8. Informação confidencial não estará protegida

Acredita-se que armazenando as informações em uma nuvem elas ficarão mais expostas a hackers e poderão chegar às mãos erradas. No entanto, esse serviço é muito mais seguro do que qualquer disco rígido local, computador doméstico ou servidor da empresa. Suas medidas de proteção garantem total segurança de armazenamento, além de não serem expostas a nenhum incidente no espaço.

9. O digital substituirá o físico

Errado. Os dois vão coexistir e se complementar.

Quais são os novos modelos da transformação digital depois da pandemia?

Como já foi dito logo acima, os projetos da transformação digital não são somente do profissional de TI. Nesse momento, é necessário que toda a empresa esteja envolvida.

No entanto, a responsabilidade da gestão desse processo precisa vir dos líderes.

A falta de liderança é uma das maiores barreiras para se alcançar a transformação digital. É preciso que essa mudança parta do topo para ser disseminada por meio das decisões estratégicas e processos.

Confira as principais mudanças com as quais você terá que se preocupar quando for fazer a transformação digital do seu negócio:

Cultura empresarial

A transformação digital é sobre a adaptação da cultura do negócio e da maneira como ele opera para trabalhar com as novas tecnologias.

Uma abordagem centrada nas pessoas é a melhor opção para os projetos de transformação digital. Afinal, são elas que colocarão esse projeto em prática e incluirão no seu cotidiano essa estratégia. No entanto, para se ter sucesso, é necessário criar uma cultura de forte aprendizado e adaptação da equipe da empresa. As mudanças na tecnologia são diárias e manter-se atualizado é muito importante para entender ativamente o consumidor digital. Para garantir que essa estratégia seja bem sucedida, você deve:

  • fazer pesquisas constantes;
  • criar uma rotina de aprendizado;
  • investir em treinamentos para tornar os colaboradores capacitado nas últimas tendências.

Gestão das empresas

O código de cultura é essencial para o engajamento dos funcionários no novo modelo operacional e isso é preocupação da gestão.

É importante considerar que, ao criar um sistema novo na empresa, é preciso pensar em uma nova gestão e nos novos cargos e funções do time. Com a transformação digital, a mudança vem ao se colocar as pessoas no centro da estratégia, e não do produto. A partir daí, os objetivos e tarefas de times como marketing e vendas não serão muito diferentes e ficarão mais conectados.

Modelo de negócios

Além de afetar a maneira de fazer a gestão das empresas, a estratégia de transformação digital muda o modelo de negócios.

Esse modelo ganha novos contornos quando são incluídas as possibilidades do mundo digital. A sociedade, que está infiltrada na evolução da tecnologia, espera que as empresas mudem a forma de oferecer experiências.

Se, de forma geral, a sociedade é fortemente afetada pela evolução da tecnologia, se torna imperativo mudar a forma de fazer negócios. Isso acontece principalmente por meio de:

  • crescimento do alcance digital: você atingirá novas pessoas e públicos;
  • ampliação de produtos e serviços: criar recursos digitais para expandir a utilidade de um produto ou serviço físico é algo comum e bem eficiente;
  • transição do físico para o digital: lojas físicas que fecham as portas para dar lugar a e-commerce são exemplos perfeitos dessa transição;
  • produtos digitais desde a concepção: empresas SaaS, apps e fintechs são alguns dos produtos e serviços que já nascem digitais e fazem muito sucesso;
  • serviços compartilhados: hoje em dia existem serviços de carona compartilhada, aluguel de espaços e por aí vai, e isso exige uma integração imensa entre o digital e o físico.

Porém, para alguns, essa mudança pode ser um pesadelo. A organização precisará pensar como seu negócio pode ser transformado tecnologicamente e em quais pontos será preciso trabalhar, seja adaptando seu serviço ou oferecendo uma experiência totalmente digital.

Processo operacional

Apesar de não ser tão evidente quanto as mudanças na experiência do cliente, também há muitas vantagens em dedicar-se na melhoria de processos operacionais internos.

A sensação de realizar o trabalho de maneira mais simples ou eficiente dá motivação extra, aumenta a produtividade e contribui até para o bom relacionamento de todos.

Para isso, alguns pontos precisam ser observados:

  • comunicação mais rápida: quanto mais rápida e ampla a comunicação entre todos na empresa, mais ágeis serão os processos, sem perda de tempo;
  • integração de setores: integrar diferentes setores é uma das melhores formas de ampliar o conceito de colaboração e fazer com que todos trabalhem em sintonia;
  • transparência organizacional: é muito mais fácil seguir orientações quando se compreende os porquês, e a transparência leva exatamente a isso;
  • decisões baseadas em dados: decisões baseadas em dados estão além de discussão, além de ter maiores chances de dar certo. Só o que funciona melhor deve ser mantido;
  • acesso das informações: os processos serão automatizados e compartilhados de forma virtual em tempo-real;
  • automação de atividades: a equipe não perderá tanto tempo analisando grandes relatórios por se concentrar em atividades mais estratégicas;
  • organização: em empresas que são digitais, o processo de trabalho como o home office e o espaço de coworking serão realidades que realmente funcionam;
  • acompanhamento de desempenho: com as ferramentas disponíveis no meio online ficará mais fácil analisar o desempenho do time, permitindo que o gestor possa tomar decisões corretas.

Como devo estruturar a transformação digital no meu negócio?

Para digitalizar uma empresa é necessário quebrá-la em pequenas partes. Essas pequenas partes são chamadas de departamentos. É muito mais fácil e rápido digitalizar um departamento do que uma empresa inteira.

Isso pode parecer óbvio, mas não é. É muito comum que projetos de digitalização comecem muito grandes já que o objetivo é digitalizar a empresa. Quando isso acontece, o efeito geralmente é a criação de um projeto – muitas vezes para fins de marketing. Afinal, é muito bonito falar hoje em dia que você é digital, fez transformação digital ou que é uma startup.

Se você começar a digitalização da empresa a partir dos diferentes departamentos será muito mais fácil utilizar tecnologias adequadas para as necessidades de cada área da empresa. 

A empresa deve escolher quais tecnologias, plataformas ou softwares são capazes de atender as necessidades da organização. Não existe uma plataforma ideal – várias plataformas tendem a resolver um mesmo problema. Por essa razão, é importante comparar fornecedores, preços e funcionalidades de cada solução.

É importante ter atenção para a experiência do usuário?

Com certeza! Nesse caso, pensamos em quem serão os usuários das tecnologias contratadas. Serão os clientes, o time, os dois? 

Lembre sempre de pensar quem será o destinatário final da tecnologia e opte por uma que seja simples e intuitiva. No início você não precisa contratar a mais completa e sofisticada. Isso só vai fazer com que você se frustre, pois existe uma curva de aprendizado dos usuários. 

Por isso deve ser levados em consideração três pontos:

  • Quem será o usuário da tecnologia;
  • Quais problemas aquela tecnologia irá resolver;
  • A tecnologia contratada é a que resolve meu problema de forma mais simples?

Uma boa alternativa é procurar ou desenvolver recursos similares ao que profissionais já estão acostumados a utilizar em suas vidas pessoais. Essa é uma estratégia relevante de atrair interesse. 

A tecnologia em uma empresa pode ser tão útil que é possível construir processos de automação que realizam consultas à legislação em menos de 1 segundo. 

Outro ponto importante é que, quando a empresa consegue aumentar a mobilidade de seus colaboradores, eles conseguem aproveitar o que smartphones, tablets e notebooks oferecem de melhor. Isso torna possível incentivar o trabalho remoto ou agilizar processos. Essas ações, antes, seriam extremamente burocráticas por estar preso no papel.

Garantir esse conforto traz uma maior adesão aos recursos disponibilizados.

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